Гриф для служебного пользования законодательство. Служебное пользование

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

30 августа, 2014

Документы Для служебного пользования (ДСП). Особенности работы, оформление, хранение

Отнесение информации к конфиденциальной в любой организации осуществляется на основании законодательства Российской Федерации.

Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц , имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции .

Особенности работы c документами «Для служебного пользования»

При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы «Для служебного пользования», проводится передача документов непосредственному руководителю.

В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов «Для служебного пользования» не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).

  • В архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел «Для служебного пользования», проверка наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет . Результаты проверки оформляются актом проверки наличия документов «Для служебного пользования».
  • Хранение документов «Для служебного пользования»

    Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.

    В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование .

    Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.

    На утраченные документы, дела, носители информации «Для служебного пользования» составляется акт , на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

    Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

    ДСП-документы и носители ДСП-информации хранятся в организации в несгораемых сейфах . Делам, в которых хранятся документы и информация «Для служебного пользования» присваивается гриф «Для служебного пользования».

    Особенности оформления документов «Для служебного пользования»

    Особенностью оформления документов для служебного пользования является отметка ограничения к доступу документа. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

    Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

    Если есть приложения к дсп-документу , пометка также размещается в правом верхнем углу приложения, а номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

    При наличии в организации электронного документооборота файлы документов с пометкой «Для служебного пользования» не вкладываются, а в электронном виде передаются, как правило, по защищенным каналам связи.

    Могут ли коммерческие организации использовать гриф «ДСП»?

    • Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

    М ы получили интересный вопрос читателя. И когда стали разбираться в нем, поняли, что он может быть полезен многим и ответ на него может вылиться в интересную статью. Вот о чем нас спросили:

    • Кому: delo@delo-press.ru
    • Тема: Бесплатные консультации

    Подскажите, пожалуйста, относятся ли документы с грифом «Для служебного пользования» к разряду документов конфиденциального характера? Какими нормативными актами регулируется порядок работы с документами, имеющими гриф «ДСП»? Могут ли коммерческие структуры отправлять исходящие документы с таким грифом или это прерогатива органов государственной власти? Заранее спасибо.

    • Светлана Галкина
    • заведующая канцелярией, г. Саратов

    Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно – «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».

    Хоровод различных видов тайн на фоне пробелов законодательства

    В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство». Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:

    • общедоступную и
    • ограниченного доступа.

    Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

    Статья 7. Общедоступная информация

    1. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.

    Статья 9. Ограничение доступа к информации

    1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

    2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

    3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

    4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.

    5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

    По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

    Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна: это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

    Читать еще:  Главные герои синей птицы. ?

    Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП». Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации.

    Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»

    К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

    Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1 993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну. Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

    Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной, но и коммерческой, а также иной охраняемой законом тайны.

    Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

    Коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

    Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне. И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

    Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна». Речь, в частности, идет о:

    • неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
    • тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений, иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
    • банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
    • налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
    • тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
    • адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
    • тайне следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства, а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
    • журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
    • аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
    • сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные»), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
    • сведениях о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

    И это не полный перечень возможных «тайн»!

    Что делать коммерческой организации?

    Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.

    Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).

    Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.

    Статья 10 «Охрана конфиденциальности информации» Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

    5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

    Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях, приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11 .1994 № 1 233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».

    В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 № 124871-4 «О служебной тайне». 18 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.

    Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП»). И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!

    Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально», которую проставляют штампом.

    Читать еще:  Адамас акции в ноябре. Промокод дает право получить. Промокоды и купоны Адамас на скидку для экономии

    Такая пометка может сопровождаться специальным сообщением, текст которого во многом зависит от того, в каких документах оно делается. Например, пометка «Конфиденциально» в тексте письма, направленного по электронной почте, может выглядеть следующим образом:

    Конфиденциальная информация. Настоящее сообщение и все возможные приложения к нему предназначены исключительно для использования указанными в нем получателями и включает конфиденциальную информацию, обладателем которой является ООО «Юридическая компания «Лекс». Если Вы получили настоящее сообщение, но не являетесь его адресатом, любое его разглашение, передача третьим лицам либо иное распространение или копирование запрещено. Если Вами получено настоящее сообщение вследствие ошибки, пожалуйста, уведомите об этом ООО «Юридическая компания «Лекс» по электронной почте ответным письмом либо по телефону: +7 (495) 917-62-09 и удалите настоящее сообщение, уничтожьте все его копии.

    И таких примеров, не укладывающихся в рамки коммерческой тайны, можно привести массу! Поэтому в силу неурегулированности данного вопроса законодательством коммерческие организации вынуждены сами «изобретать велосипед».

    Главное помнить, что если у вас (коммерческой фирмы) появляются документы ограниченного доступа, то начать надо с составления Перечня конфиденциальной информации организации, которая может подразделяться на различные категории и виды с разным режимом доступа. При его составлении надо учитывать статью 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», а именно: исключить из перечня информацию, к которой не может быть ограничен доступ. Кроме того, вам предстоит проанализировать документооборот на предприятии, чтобы не попасть в анекдотичную ситуацию, нанеся гриф ограничения доступа на документ с информацией, необходимой широкому кругу сотрудников предприятия, и парализовав тем самым деятельность всей организации.

    При принятии решения об использовании грифа или пометки ограничения доступа к информации нужно также помнить об ответственности, предусмотренной законодательством РФ за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобный реквизит. Вы вынуждены будете организовать на своем предприятии конфиденциальное делопроизводство. А оно предусматривает:

    • назначение должностного лица, ответственного за учет, хранение и использование таких документов;
    • установление порядка подготовки и размножения таких документов;
    • отдельную регистрацию документов и формирование дел;
    • организацию выдачи и хранения документов;
    • проверку наличия документов;
    • соответствующее архивное хранение и уничтожение документов.

    Свои рекомендации мы дали. На что в законодательстве можно опереться – указали. Но решение, использовать или нет гриф «ДСП», а также полнота ответственности за подобный шаг остаются за вами.

    Безопасность для понимающих и не очень

    Сайт содержит информацию для лиц старше 16 лет (16+)

    пятница, 14 октября 2011 г.

    Служебное пользование

    Наверное, каждый из вас, дорогие читатели, помнит, как на заре защиты персональных данных, в далеком 2008 году, существовал почти оккультный труд под названием «четверокнижие». ФСТЭК рассылала труд сей по запросу, ибо имел он гриф «ДСП», да за вознаграждение малое — ибо печать и пересылка. И каждый экземпляр труда этого был пронумерован и прогрифован соответствующим образом — не дай бог супостату в руки попадет. Времена те давно ушли, да и труд давно неактуален — да вот только гриф «Для Служебного Пользования» остался, и периодически дает о себе знать.

    Согласно законодательства РФ, на любом предприятии, в любой организации и любом учреждении должен вестись воинский учет. Дело это весьма непростое и имеющее определенные нюансы, связанные, прежде всего, с взаимодействием с государственными силовыми ведомствами. Не так давно в одну знакомую фирму наведался товарищ проверяющий, который высказал массу претензий, связанных с отсутствием грифа ДСП на одной из форм, передаваемых в госучреждение, и соответствующих процедур, связанных с этим грифом. Лица, ответственные за воинский учет на предприятии, попытались возразить — но проверяющий был неумолим: надо — и все тут. А надо ли?

    Давайте ненадолго вернемся в далекий 2008 год и представим, что некая коммерческая организация получила то самое, грифованное и нумерованное «четверокнижие». Что дальше? Вообще, «ДСП» расшифровывается как «для служебного пользования» и, стало быть, не предназначено для посторонних глаз. Отсюда вытекает необходимость ограничения доступа к информации, содержащейся в документе «ДСП», а также учета носителя, на котором эта информация зафиксирована, в какой-то системе делопроизводства (и скорее всего, создания такой системы) — в противном случае гриф ДСП не будет иметь никакого смысла. Тут же возникают затраты, которые ложатся на коммерческую организацию вследствие реализации всего того, что написано выше, и любой владелец бизнеса задаст вопрос — а насколько они обоснованы, прежде всего с законодательной точки зрения?

    Прежде всего, заглянем в «трехглавый» Закон — 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», статья 5 которого делит всю информацию на 4 категории:

    1. Информацию, свободно распространяемую;
    2. Информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
    3. Информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;
    4. Информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

    В статье 9 этого же закона упоминается понятие «служебная тайна» — это, согласно п. 3 Указа Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории №4.

    Пытливый читатель сразу задаст вопрос — свидетельствует ли гриф «ДСП» о том, что в документе содержится «служебная тайна»? На этот вопрос нам ответит Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», в котором говорится: «к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью».

    Именно это Постановление и предписывает проставлять гриф «ДСП» на документы, содержащие «служебную информацию ограниченного распространения» и, хотя и с большим «натягом», этот термин можно приравнять к определению «служебной тайны», но само постановление, согласно пункта 1.1, распространяется только на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации.

    Что делать коммерческому предприятию? Ответ прост — смотреть законодательство РФ. И вот здесь «коммерсант», увы, не найдет ничего, кроме проекта Федерального закона от 24.12.2004 №124871-4 «О служебной тайне», который с момента своего внесения на рассмотрение в Государственную Думу в декабре 2004 года, так дальше никуда и не двинулся. Правда, была попытка вынести его на первое чтение в мае 2011 года, но по каким-то причинам оно не состоялось.

    Получается интересный парадокс: служебная тайна, равно как и служебное делопроизводство, существует в настоящее время только в государственных структурах. Коммерческое предприятие, получающее документ с грифом «ДСП», не только не обязано предпринимать каких-либо мер по его охране, но и не обязано сохранять конфиденциальность полученной информации: согласно ч. 1 ст. 9 149-ФЗ, доступ к информации может быть ограничен только федеральным законом, а закона о «служебной тайне» пока нет и не предвидится.

    Читать еще:  Где искать архив ликвидированного предприятия. Где и как хранить кадровую документацию

    Именно по этой причине использование коммерческим предприятием грифа «ДСП» на ЛЮБЫХ документах является невозможным: наносить-то можно, но вот только легитимным он не будет. А это означает, что товарищ проверяющий явно заблуждается: его «конторе» придется наносить гриф на полученный от коммерческого предприятия документ самостоятельно, со всеми вытекающими отсюда последствиями.

    Можно ли размещать в облаке документы с грифом для служебного пользования (ДСП)

    Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.

    Попробуем разобраться в этом вопросе.

    ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.

    До 2006 года

    До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:

    Статья 139. Служебная и коммерческая тайна

    1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.
    2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.
    Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

    1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

    1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

    1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

    2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

    2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

    2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

    • печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
    • учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими не секретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;
    • передаются работникам подразделений под расписку;
    • пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
    • размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется по-экземплярно;
    • хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

    С 2006 года

    В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

    Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:

    • исчезло законодательное определение конфиденциальной информации (это определение было в старом «трехглавом законе» [Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»]) и с этого момента есть только:
      • «информация ограниченного доступа»
      • «информация ограниченного распространения»
      • «информация требующая обеспечения конфиденциальности»

      (при этом гос. тайна тоже подпадает под эти определения)
      ст. 9 определено, что ограничение доступа к информации должно устанавливаться законами (а не подзаконными актами):

      Статья 9. Ограничение доступа к информации

      1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

      2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

      Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.

      Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

      В результате

      • служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
      • обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером.Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
      • ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).

      Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector