Содержание

Где искать архив ликвидированного предприятия. Где и как хранить кадровую документацию

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Содержание

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

  1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
    • личные дела;
    • сведения о времени работы;
    • зарплатные ведомости и т. д.
  2. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
    • бухгалтерская первичная документация;
    • акты выполнения работ;
    • приемо-передаточные акты и т. д.;
    • договора;
    • соглашения и т. д.
  3. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
    • бухгалтерской отчетности;
    • оформленных первичных документов.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

  • ликвидаторская комиссия;
  • конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
  • учредители.

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

  • Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
  • Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
  • Создать нумерацию папок дел;
  • Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
  • На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

  1. виды услуг и их оплата;
  2. хранение и сроки;
  3. право на использование;
  4. состав документации и т. д.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

  • все отчётные финансовые документы;
  • фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
  • акты по передаче права;
  • учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
  • свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

  • документы по штатам с отражением оклада;
  • личные дела, личные карточки сотрудников;
  • трудовые срочные договоры;
  • набели, наряды;
  • лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

  • соглашения с юридическими лицами;
  • договора по государственным закупкам;
  • административно-хозяйственные приказы;
  • командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

Шредирование

Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

Выездное уничтожение

Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

Заказать консультацию

© 2014-2020 «БАУМ-LEX» Ликвидация юридических лиц

Читать еще:  8 вэс транспортные услуги бланк. Законодательная база российской федерации

Москва, ул. Бакунинская 69с1, БЦ Александрия, оф. 15б

Режим работы: пн-пт с 9.00 до 18.00, сб-вс выходные

Архив личного состава ликвидированных предприятий. Где и как хранить кадровую документацию

Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся. А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду . Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его.

После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив. Просто выбросить кадровые документы нельзя, ведь 17 статья закона «Об архивном деле» обязывает все организации и даже предпринимателей хранить документы работников в течение сроков по перечню ФСТ. Сроки хранения документов указаны в полном перечне, образец которого вы можете .

Что такое архив организации

Архив организации – это отдел компании, который комплектует, хранит и ведёт учёт документов, ставших уже неактуальными .

В 1994 году распоряжением Правительства № 358 рекомендовано всем новорожденным организациям и предпринимателям разрабатывать положения об архиве , где описать, в каком порядке документы будут передаваться в госархив. При разработке положения можно принять за основу «Правила работы архивов организаций» от 06.02.2002г. они хоть и разработаны для государственных и муниципальных предприятий, но вполне подойдут и вам. Можно .

По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны.

Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами . Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив

Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение . Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Важно: в помещении не должно быть сыро – грибок быстро съест ваши дела! И нельзя допустить пожара или потопа, ведь 27 статьёй закона об архивном деле за несохранность предусмотрена и административная, и даже уголовная ответственность!

После того, как помещение оборудовано, нужно принять архивариуса – можно и совместителя. В большой компании целесообразно всё-таки нанять отдельную единицу и внести её в штатное расписание.

Обязанности архивариуса можно прописать прямо в трудовом договоре или в должностной инструкции . ().

Вот ваш архив и создан. Теперь будем его комплектовать.

Комплектация архива

За основу будем брать номенклатуру дел ОК : идентично ей составим и номенклатуру архива (номенклатура подробно описана в предыдущей статье).

Для начала архивные шкафы или полки разделим:

  • где будут храниться документы со сроком меньшим, чем 10 лет;
  • где с 10-летним сроком хранения;
  • а где с 75-летним.

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры.

На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов . И, конечно, личные дела уволенных работников.

Оформляем дела для архива

По правилам дела в архиве оформляются так:

  • дело обязательно нумеруется и прошивается (то есть, если ваше закрытое дело находилось в папке-скоросшивателе, все документы нужно вынуть, прошить и пронумеровать. Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);
  • обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
  • приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
  • собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
  • опись подпишите и поставьте дату;
  • на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984

Куда передать архив

Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать . Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику. Отдельный случай – ликвидация!

Если фирма обанкротилась или ликвидируется, при этом нет никакого правопреемства, то в соответствии с пунктом 9.7.1 Правил ведения архива, архивные документы должны быть переданы в государственный архив . Он есть в каждом городе и районе.

И не забудьте – при передаче дел составляйте опись и составляйте акт о передаче!

А теперь совет новоиспечённым пенсионерам или тем, кому нужны архивные выписки: на ваш вопрос о том, как найти архив организации, в которой ранее работал, ответ прост:
— если есть выход в интернет, наберите в поисковике «найти контрагента», на сайте налоговой службы введите данные организации и получите выписку об организации (адрес, новое название, если есть), туда и обратитесь;
— если фирма ликвидирована, идите в городской или районный архив.

Вот реальный опыт архивирования документов:

Легкая Лидия Сергеевна
Директор ЦГАЛС СПб

Историческая справка

С ноября 2011 годаСанкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

1999 Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

В начале 1990-х годов после распада СССР и в связи с ликвидацией органов управления, а также учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения проблема обеспечения сохранности документов по личному составу стояла чрезвычайно остро. У многих ликвидируемых организаций не было правопреемников. Если управленческая, научная и техническая документация подлежала сдаче в государственные архивы, то документы по личному составу оставались бесхозными.

Вопрос о создании государственного архива, специализирующегося на приёме документов по личному составу, с 1993 года прорабатывался в Комитетах Мэрии, а позднее и в Администрации Санкт-Петербурга. Решение было принято только через несколько лет. В марте 1999 года издано Распоряжение Губернатора Санкт-Петербурга (№ 244-р от 11.03.1999 года) о создании Центрального государственного архива документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб).

Устав ЦГАЛС СПб был зарегистрирован 25 мая 1999 года, им определялись основные задачи Архива:

Осуществление приёма на государственное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций.

Организация использования документов в целях удовлетворения запросов граждан.

Функционировать архив начал с 01 июня 1999 года и на 01.01.2000 года уже было принято 57 фондов, 14109 единиц хранения.

В августе 2004 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел по работе с нотариальными документами по адресу Сиреневый бульвар, д. 18. В соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.04.2004 года № 545 в ЦГАЛС СПб были переданы на государственное хранение документы бывшего Центрального нотариального архива Управления юстиции Санкт-Петербурга, который вошел в структуру архива, а его сотрудники были приняты на работу в ЦГАЛС СПб.

В сентябре 2006 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел с местонахождением на Галерной улице, д.35. По этому адресу располагался Объединенный архив Санкт-Петербургского государственного унитарного предприятия «Центр «Сервис-Мода». Все документы Объединенного архива были переданы, а сотрудники приняты на работу в ЦГАЛС СПб. В 2012 году помещение на Галерной ул., д.35 возвращено КУГИ, а документы перемещены в архивохранилище ЦГАЛС СПб на Таврическую ул., д.39.

С 01 апреля 2007 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел на Мучном пер, д.2, лит.Г., в архивохранилище которого были перевезены документы бывшего архива Комитета по потребительскому рынку, образованного как Центральный архив предприятий торговли Ленинграда согласно приказу Главного управления торговли Ленгорисполкома от 28.01.1971 года № 13. Помещение ЦГАЛС СПб на Мучном пер, д.2, лит.Г. является объектом культурного наследия «Большой железный ряд или Кожевенная линия» (здание построено в конце XVIII века), входящего в состав объекта культурного наследия «Малый Гостиный Двор».

Основную часть поступающих запросов составляют социально-правовые запросы (о заработной плате, об общем и о льготном стаже работы).

К тематическим относятся запросы о подтверждении сведений о проживании, информация о родственниках, работавших на предприятиях, документы которых находятся в архиве, и др. Кроме этого, к тематическим относятся все запросы по нотариальным документам: подтверждение подлинности завещаний, поиск договоров и доверенностей, подготовка дубликатов, изготовление копий документов и др.

За 1999-2015 годы исполнено 289439 запросов от граждан и организаций, в т.ч. 52060 запросов по нотариальным документам.

Запросы в ЦГАЛС СПб поступают: на приеме граждан, почтой, факсом, электронной почтой ([email protected]), через интернет-портал Архивного комитета Санкт-Петербурга.

Читать еще:  В какой день недели родился человек. День недели в который вы родились: значение и влияние на судьбу. Люди, рождённые в среду: размеренность и упорство

Ознакомиться с Уставом ЦГАЛС СПб можно .

Характеристика фондов

3430 фондов, 1 160 557 единиц хранения *

Архив хранит документы по личному составу ликвидированных предприятий, организаций и учреждений, не имеющих правопреемников. К документам по личному составу относятся следующие документы: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, лицевые счета, трудовые книжки, книги списочного состава и др.

С самого начала деятельности ЦГАЛС СПб в архив стали поступать на государственное хранение не только документы ликвидированных государственных, но также и негосударственных организаций и предприятий. В архиве наряду с крупными фондами таких предприятий, как «ЛСПО — Свердлов», фирма «Русский Дизель», ГУП «Союз», ОАО «Карбюраторный завод», ОАО «Невотекс», Балтийское морское пароходство, ФГУП «Завод Россия», мясоперерабатывающий комбинат «Самсон», ОАО «Красный треугольник», ОАО «Петродворцовый часовой завод», ОАО «Подъмтрансмаш», ОАО «Светоч», ОАО «Ленкнига», Строительного объединения квартальной застройки (СОКЗ), различных обувных («НИКА» — бывшее объединение по ремонту и пошиву обуви «Нева», «Восход», «Пролетарская Победа», «Виктория», «Ленвест») и кожевенных предприятий (заводы объединения им. Радищева), институтов («Ленгипростанок», «Дальняя связь», «Радиовещательного приема и акустики им. Попова», «Коммунального хозяйства», «Дизельный институт») и др. хранятся также документы множества небольших обществ, товариществ, кооперативов и т.д.

В архиве находятся на хранении документы по личному составу СПб ГУП «Центр «Сервис-Мода» — бывшего объединенного архива Управления индивидуального пошива и ремонта одежды «Ленинградодежда» Ленгорисполкома Министерства бытового обслуживания населения РСФСР. Это документы по личному составу подведомственных предприятий Управления «Ленинградодежда»: районные фабрики индивидуального пошива и ремонта одежды, укрупненные ателье по пошиву и ремонту одежды и др. Например, в их числе документы по личному составу ОАО «Дом Мод» (документы до 2000 года) на Каменноостровском пр. На 01.01.2015 года эти документы составляют 23404 единицы хранения.

В отделе ЦГАЛС СПб, располагающемся на Мучном пер., д.2, находятся документы бывшего архива Комитета по потребительскому рынку, который хранил документы предприятий торговли Ленинграда, подведомственных Главному управлению торговли. В их числе документы различных магазинов, рынков, торгов, торговых баз и т.д. Документы таких универмагов, как «Гостиный Двор» (документы до 1975 года), «Фрунзенский», «Московский» (документы до 1989 года), «Кировский» (документы до 1975 года) и др. На 01.01.2015 года документы по личному составу торговых организаций составляют 132909 единиц хранения.

В отделе ЦГАЛС СПб, располагающемся на Сиреневом бульваре, д.18, хранятся документы бывшего Центрального нотариального архива Управления юстиции Санкт-Петербурга. Нотариальные документы (наследственные дела, завещания, свидетельства, договоры и др.) проступали не только от ликвидированных государственных нотариальных контор и от нотариусов, сложивших свои полномочия, но и от действующих частнопрактикующих нотариусов, передающих свои документы на депозитарное хранение. На 01.07.2017 года в отделе числится 75 фондов нотариальных документов на 311500 единиц хранения.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Как узнать где храняться дела по заработной плате ликвидированных организаций

Для того чтобы найти архив организации которая уже не существует вам необходимо обратиться в Центральный городской архив. Там есть подразделение архив ликвидированных предприятий.

Также можно обратиться в Пенсионный фонд.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся.

А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду.

Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его.

Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер.

Как узнать где храняться дела по заработной плате ликвидированных организаций

Документы временного хранения с не истекшими сроками хранения и документы по личному составу архивируются и передаются в муниципальный архив.

Уже много лет наша компания обслуживает крупные московские учреждения, предоставляет необходимую помощь в создании персональных архивов, помогает подготовить документы для передачи в Московский государственный архив, предоставляет услуги по упорядочению документов и утилизации устаревших бумаг.

Наши эксперты быстро проведут оценку количества необходимой работы. Такая услуга бесплатная, это — инвестиция с нашей стороны в качественное сотрудничество.

Архивы Москвы

Документы — это официальное подтверждение каких-либо фактов.

Наряду с этим, дополнительно готовятся и сдаются в архив описи дел по личному составу, историческая справка и акт о направлении на ликвидацию дел, не подлежащих хранению.

Подготовка документов

Подготовка документов для передачи в архив включает в себя следующие основные операции:

  • экспертиза ценности бумаг;
  • оформление дел, их систематизация, переплет и подшивка с проставлением нумерации и составлением внутренней описи и листа-заверителя;
  • подготовка описей всех документов.
Читать еще:  Годовая выработка на 1 работника формула. Планирование численности рабочих. Влияние фактора число дней работы

Передачу бумаг на архивное хранение осуществляет специальная ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. Однако все хлопоты по подготовке документов ложатся на ваши плечи. Процедура эта достаточно сложная и трудоемкая. А потому будет лучше, если упорядочением бумаг займется специальная архивная компания.

Кроме того, в соответствии со ст. 264 Гражданского процессуального кодекса РФ суд устанавливает любые факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан (в вашем случае — пенсионных прав).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона.
Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

В ходе прекращения существования фирме важно решить вопрос передачи документации, обратившись в орган, специализирующийся на управлении архивными делами и действующий на территории интересующего субъекта РФ.

Узнать сведения о его расположении можно в администрации по месту нахождения предприятия, посетив её лично или зайдя на сайт в интернете. Второй вариант значительно ускорит поиск нужной информации.

Прежде чем обратиться к специалистам архивной службы, следует установить крайние даты бумаг, которые образуют архивный фонд компании.

Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см.

п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

Где и как хранить кадровую документацию

В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус. При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка — документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.

Процесс передачи на госхранение Ликвидируемые учреждения передают свою документацию на госхранение на основании договора.

Во время передачи проверяется наличие указанных в описях дел.

Телефон архива ликвидированных предприятий москвы

Продолжающийся процесс ликвидации, банкротства организаций обострил на сегодня шний день проблему обеспечения сохранности документов по личному составу.

Серьезные затруднения у архивистов вызывает определение места хранения ликвидированных организаций, не имеющих структур, исполняющих функциональные обязанности предшественников.

Поскольку вновь создаваемые структуры отказываются сохранять документы прежних владельцев, эта обязанность автоматически возлагается на архивные учреждения, но они лишены такой возможности из-за отсутствия свободных площадей.

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация.

Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

  1. виды услуг и их оплата;
  2. хранение и сроки;
  3. право на использование;
  4. состав документации и т.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом.

Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива.

Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом.

Как организовать передачу дел в архив при ликвидации организации?

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.
Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток.

ЭПК документы о зачислении налоговыхпоступлений в бюджеты разногоуровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности синтетические, аналитические,материальные счета бухгалтерскогоучета 5 лет документы (планы, отчеты,протоколы, акты, справки,докладные записки, переписка) опроведении документальных ревизийфинансово-хозяйственнойдеятельности,контрольно-ревизионной работе, втом числе проверке кассы,правильности взимания налогов идр.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Это относится к документам бумажным и электронным.

Где искать архив ликвидированного предприятия

Как подтвердить стаж работы, если организация ликвидирована, а в архивах нет ее документов

Сегодня не редко, когда граждане, выходящие на пенсию по старости, сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы, проходившей в период девяностых годов прошлого века. В то бурное десятилетие, в истории нашей страны происходило кардинальное изменение всего устройства нашего общества, в том числе и в сфере труда. Предприятия меняли своих собственников, многие закрывались и открывались новые.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

Что делать с документами при ликвидации компании

Бухгалтерские Документы подлежат хранению в течение четырех лет согласно 23 статьи НК РФ. К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы.

Где найти архивы ликвидированных предприятий

; Справки о награждении знаком «Жителю блокадного Ленинграда»; Подтверждение факта награждения медалью «Ветеран труда»; Запрос уточняющих сведений (при необходимости).

Уважаемые заявители! Данная услуга предполагает получение информации, содержащейся в Архивном фонде Санкт-Петербурга! В случае необходимости получения выписок (справок) об актах гражданского состояния, перейдите по ссылке .

Предоставление сведений, содержащихся в информационных ресурсах администраций районов Санкт-Петербурга (выдача архивных справок, выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга и иных архивных документов) Запрос уточняющих сведений (при необходимости); Письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин; Архивная справка; Архивная выписка; Архивная копия.

Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы.
Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка — об этом нет нормативных документов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector