Архивная документация. Архивное делопроизводство организации: гост, инструкция, документы, правила. методические рекомендации по архивному делопроизводству

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Ведущая научная организация в этой области — Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В течение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводственных служб всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий была «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), последняя редакция которой была утверждена в 1988 г.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, а также совершенствования работы аппарата управления ГСДОУ устанавливала единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основные положения ГСДОУ отражали и закрепляли традиционную для России модель делопроизводства. В связи с изменением нормативно-правовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами некоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (в действующей редакции 2005 г.) — комплексный документ, содержащий основные правила документирования и работы с документами и, к сожалению, отражающий, в основном, традиционные технологии делопроизводства. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Как следует из названия, инструкция предназначена для федеральных органов власти, однако службы делопроизводства организаций и предприятий могут использовать ее положения при разработке своей индивидуальной инструкции по делопроизводству.

«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, устанавливает, что основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти определяют регламент и инструкция по делопроизводству этого федерального органа. Типовой регламент закрепляет порядок подготовки и оформления таких документов федерального органа, как его решения, нормативные правовые акты в установленной сфере его деятельности, а также проекты актов, вносимых федеральным органом на рассмотрение в Правительство Российской Федерации. Кроме того, он определяет порядок рассмотрения отдельных видов обращений, в том числе организаций и граждан.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) регламентируют хранение документов в делопроизводстве (требования к номенклатурам дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, проведения экспертизы ценности документов, выделения документов к уничтожению, подготовку дел к передаче в архив), а также содержат методику работы с документами в архиве организации (комплектование архива, обеспечение сохранности использования документов архива, порядок передачи документов на постоянное хранение и т.д.). Правила позволяют создавать архивы документов на электронных носителях и принимать электронные документы обычными архивами организаций, которые в этом случае обязаны обеспечить сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение.

Ни один правовой акт Российской Федерации напрямую не запрещает создание и хранение документов исключительно в электронной форме, тем более документов негосударственных организаций. Тем не менее отечественная нормативно-методическая база, особенно в области хранения документов в электронной форме, значительно отстает от практики использования электронных документов в делопроизводстве российских организаций и предприятий, а также от нормативных актов развитых стран в этой области. Кроме того, по мнению Н.А. Храмцовской, «наши архивы сейчас не готовы к приему документов на электронных носителях и к организации надежного и профессионального долговременного хранения таких материалов» [85].

В течение нескольких десятилетий отечественные специалисты службы ДОУ в государственных и негосударственных организациях разных видов деятельности для определения сроков хранения и при отборе на уничтожение управленческих документов использовали единый и обязательный для всех нормативный документ — «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.). К сожалению, его содержание в достаточной мере устарело: оно не отражает изменения законодательства, и в нем отсутствуют многие виды появившихся в последние годы документов.

Российская законодательная и нормативная база в этой части в настоящее время характеризуется запутанностью, неполнотой и изменчивостью [82].

В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных нужд и подведомственных им организаций.

Так, в Федеральном законе «Об акционерных обществах» указано, что акционерное общество хранит документы в течение сроков, установленных федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. А, например, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью ничего не сказано ни о сроках хранения документов, ни об органе, ответственном за их установление. Эти коммерческие организации никому не подведомственны, поэтому для них разработанные федеральными органами перечни не являются нормативными документами.

В федеральных законах прослеживается тенденция усложнения правил установления сроков хранения документов. Уже сейчас выявляются нормативные акты, устанавливающие для одинаковых документов разные сроки хранения.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам подготовки и оформления управленческих документов (в основном это касается организационно-распорядительных документов — ОРД) закреплены в разработках Госстандарта России.

По мнению документоведов, среди недостатков нормативно-методической базы в области ДОУ — ее ориентирование преимущественно на государственные (бюджетные) структуры и на организационно-распорядительные документы [70]. Например, бухгалтерские, статистические, банковские и другие документы юридически не подпадают под действие стандарта по оформлению ОРД, хотя, по сути, все документы должны оформляться (подписываться, датироваться, регистрироваться, издаваться на бланках) по принципиально единым правилам.

Уже два года специалисты Росархива и ВНИИДАД говорят о необходимости принятия федерального закона «О документационном обеспечении управления», который будет обязателен для исполнения всеми юридическими и физическими лицами. Методическим материалом для службы делопроизводства в коммерческих организациях могла бы стать «Типовая инструкция по документационному обеспечению управления в организациях».

В условиях неполноты, изменчивости, а порой и противоречивости правовой и методической базы в сфере работы с документной информацией можно рекомендовать руководителям и работникам отделов ДОУ коммерческих организаций при составлении внутренних нормативных актов по делопроизводству и хранению документов обращаться к специалистам — архивистам и документоведам.

Делопроизводство и архив – нормативно-методические документы

Здесь мы поговорим только о самых необходимых нормативных документах, которые пригодятся в любой организации для налаживания системы делопроизводства и для правильного ведения архива. Также обратите внимание на наши тематические статьи, которые составлены в соответствии с основными нормативными требованиями.

Перечень обладает нормативным статусом для государственных организаций, а также носит обязательный характер и для негосударственных предприятий в том, что касается работы с документацией Архивного фонда РФ.

Вместо текущего устаревшего документа в ближайшее время ожидается появление нового.

В состав перечня входят следующие темы (по ссылкам вы можете ознакомиться с соответствующими статьями на нашем портале): разработка номенклатуры дел, осуществление экспертизы ценности документов, создание экспертной комиссии, составление акта на уничтожение дел и архивных описей, объясняет организацию работы архива, передачу документов в архив, регламентирует обеспечение сохранности, учета и использования архивных документов.

Читать еще:  Бескаркасная мебель бизнес план. Бизнес на бескаркасной мебели: план, как начать с нуля. Какие документы нужны для открытия

Документ носит характер рекомендации.

Перечень может использоваться в качестве справочника и для коммерческих организаций, в частности для того, чтобы они могли разработать свои собственные инструкции по делопроизводству. Этот документ составляется на основе действующих норм архивного дела и делопроизводства.

Все основные особенности работы с документами представлены доступно и лаконично, вам достаточно исключить те разделы, в которых нет необходимости.

Нормативно-методическая документация применяется для того, чтобы определить сроки хранения документов предприятия при составлении номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также при отборе дел, передающихся в архив.

Этот перечень необходимо использовать с целью определения сроков хранения документации, которая образовалась в период его действия (2000-2010 годы). В первую очередь речь идет о том, чтобы уничтожить документы этого периода.

Его нормативный характер распространяется на все организации, независимо от их формы собственности.

С появлением нового был отменен Перечень 2000 года, поэтому новый документ можно применять лишь к тем документам, которые были созданы после 2010 года.

Перечень является источником нормативной информации с целью установления сроков хранения документации, в том числе и содержащейся в номенклатуре дел, которая начала формироваться с 2011 года (также должны быть переоформлены ссылки на соответствующие статьи из перечня).

Если организация занимается научной, производственно-технической, проектной или строительной деятельностью, то данный документ может иметь специфические функции.

В перечисленных сферах деятельности требования Перечня 2010 года применяются для типовых управленческих решений.

При наличии в работе могут использоваться ведомственные перечни документов, где указаны сроки хранения, а также типовые и примерные номенклатуры дел. Кроме того, необходимо руководствоваться действующими требованиями нормативных и законодательных актов, которые касаются вашей сферы деятельности.

При организации системы делопроизводства также будет полезно:

Перечень имеет рекомендательный характер, однако каждая уважающая себя организации стремится следовать требованиям данного документа.

Статьи по оформлению документов, которые вы можете найти на нашем сайте, составлены с учетом всех этих требований.

Упомянутый документ устанавливает термины, носящие официальный характер и применяющиеся во всех видах документов, которые касаются делопроизводства и архивного дела. В связи с этим специалистам по данным вопросам рекомендуется ознакомиться с этими нормами для того, чтобы повысить уровень своего профессионализма.

Рекомендации перечня могут применяться предприятиями любых форм собственности и независимо от них.

Архив организации: регламентируем работу с архивными документами

В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В базовый комплект входят:

  • инструкция по делопроизводству;
  • положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;
  • должностные инструкции;
  • инструкция по охране труда для архивиста;
  • приказ о составе экспертной комиссии;
  • положение об экспертной комиссии;
  • положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.

Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.

Инструкция по делопроизводству

В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству. Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).

Положение об архиве

Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Обратите внимание ! Если в организации нет архива, а только архивохранилище, то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении, в составе которого оно создано, но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение об архивной службе, работе с архивными документами и т.п.

Итак, Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива.

В Основных правилах работы архивов организаций сказано, что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ (как раз чаще всего в форме архивохранилища). Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации.

Например, в акционерных обществах, где есть головная организация и ее дочерние предприятия, для хранения архивных фондов иногда создаются объединенные архивы. В данном случае, несмотря на то, что организация и дочки являются самостоятельными юридическими лицами, но между ними имеются соподчиненность, единая сфера деятельности и единство выполняемых задач, экономически выгодно создавать один объединенный архив.

Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов: управленческой документации, научно-техническим архивом, архивом электронных документов и т.д.

Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно-техническую документацию, и документы на электронных носителях.

Также встречается такое сочетание: архив хранит научно-техническую документацию, а управленческая документация хранится в структурных подразделениях.

Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве. В зависимости от этого заполняется первый раздел Положения об архиве, определяющий статус и вид архива, его назначение.

Во втором разделе указывается от кого и какие документы подлежат передаче в архив. Основными источниками поступления документов в архив (источниками комплектования) являются структурные подразделения организации и, крайне редко, другие организации и физические лица.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения «постоянно» и «свыше 10 лет» (что реально означает сроки хранения 15 л., 25 л., 45 л., 50 л.) и документы по личному составу (75 л.).

Однако организация имеет право «понизить» границу между делопроизводственным и архивным хранением документов и установить, что документы со сроком хранения, например, 5 лет также подлежат передаче на архивное хранение.

В последнее время это стало очень распространенным явлением, т.к. связано с тем, что значительная часть первичной бухгалтерской документации имеет срок хранения «5 лет» и многие руководители, обеспокоенные ее сохранностью, требуют от архива своей организации принимать эти документы на хранение.

В этой ситуации в структурных подразделениях на хранение остаются лишь документы со сроками хранения один и три года.

Не запрещено при повышенной ответственности за сохранность документов или при отсутствии достаточного места в подразделениях для хранения документов устанавливать границу на уровне 1 года. В такой ситуации все законченные делопроизводством документы со сроками хранения 1 г., 3 г., 5 л. и 10 л. и т.д. поступают на хранение в архив или архивохранилище организации.

Читать еще:  Адамас акции в ноябре. Промокод дает право получить. Промокоды и купоны Адамас на скидку для экономии

Конечно, при понижении границы между делопроизводственным и архивным хранением в организации обеспечивается лучшая сохранность документов, но при этом соответственно возрастает объем работ по их описанию, ибо все документы передаются в архив только по описям, составленным структурными подразделениями.

Установленная граница между делопроизводственным и архивным хранением документов обязательно прописывается в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве.

В третьем разделе указываются основные задачи и функции архива (архивной службы). Формулировки можно взять из Основных правил работы архивов организаций.

К основным задачам относятся:

  • принятие документов на хранение от структурных подразделений (комплектование) в соответствии видовой принадлежностью документов и сроками хранения, определенными в первом и втором разделах данного положения;
  • учет и обеспечение сохранности документов в архиве или архивохранилище;
  • создание и ведение справочно-поисковых средств к архивным документам (описи, картотеки, каталоги, историческая справка, базы данных и т.д.);
  • организация использования документов, хранящихся в архиве или архивохранилище;
  • подготовка и передача документов в государственный или муниципальный архив (для организаций с государственной или муниципальной формой собственности на документы или для организаций с частной формой собственности на документы, но заключивших договор о передаче документов).

Среди функций архива (архивной службы) наряду с функциями, непосредственно вытекающими из вышеперечисленных задач, есть и такие, которые непосредственно ориентированы на службу документационного обеспечения управления, но опосредованно влияют на качество, передаваемых на хранение материалов. Имеются в виду:

  • проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
  • работа по составлению номенклатуры дел организации;
  • участие в разработке нормативных и методических документов не только по архивному делу, но и ДОУ.

В четвертом разделе Положения об архиве прописываются права работников архива (архивной службы):

  • возможность требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в архив (архивохранилище), при этом в упорядоченном состоянии и обязательно по описи;
  • контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

В пятом разделе указывается ответственность работников архива (архивной службы), которую они несут совместно с руководителем организации за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное их уничтожение, нарушение правил использования документов и доступа к ним в соответствии с нормами законодательства.

Напомним, если в организации вместо архива созданы, например, архивно-информационный отдел, отдел корпоративного хранения документов, отдел архивного хранения и использования документов, центр хранения документации, но с такими же функциями, что и в архиве, то Положения об отделе, центре и пр., а также должностные инструкции на специалистов в этих структурах должны иметь «архивное» наполнение.

Должностные инструкции

Работа с персоналом, отвечающим за постановку архивного дела в организации, предполагает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами, требования к которым отражены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339).

В случае отсутствия в организации архива или архивохранилища, а соответственно заведующего архивом или архивариуса, необходимо предусмотреть, на кого будут возложены обязанности по организации работы с архивными документами и кто будет нести ответственность за этот участок. Чаще всего в таких ситуациях обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ, и это должно найти отражение в его должностной инструкции.

Инструкция по охране труда для архивиста

Инструкцию по охране труда для архивиста разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам Основных правил работы архивов организаций, отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.

Приказ о составе экспертной комиссии

Приказ о составе экспертной комиссии (ЭК) издается в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.

В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников, в том числе обязательно работника, ответственного за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК). Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста и других специалистов по основным направлениям деятельности организации. В последнее время все чаще стали включать в состав ЭК представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК). Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива. В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

В небольших организациях, фирмах в состав ЭК включают, как правило, только секретаря, кадровика и бухгалтера.

ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав должен быть нечетным. Если организация имеет филиалы или отделения, расположенные вне центрального офиса, то в организации может быть образована Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а в филиалах или отделениях собственные ЭК.

Отношения между ЦЭК организации и ЭК филиалов или отделений строятся в соответствии с правовыми взаимоотношениями между организацией и ее структурами.

  1. ЭК отделений или филиалов на своих заседаниях только рассматривает проекты описей дел, номенклатур дел, актов на выделение к уничтожению документов и в установленном порядке направляет их на согласование с ЦЭК организации (центрального офиса).
  2. ЭК филиала или отделения и его руководителям предоставлено право на утверждение данных документов без участия ЦЭК организации (головного офиса).

Обе эти позиции имеют право на существование.

Положение об экспертной комиссии

Положение о ЦЭК или ЭК организации — основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.

В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.

Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации.

При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Нормативно – методические документы по делопроизводству и организация архивного хранения документов

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Ноября 2013 в 19:06, курсовая работа

Краткое описание

Цель данной курсовой работы — комплексный анализ нормативно-методической базы современного делопроизводства, изучение его нормативно-методических документов, а так же исследование проблемы обеспечения, сохранности документов, как одного из главных направлений работы архивов. В соответствии с поставленными целями в курсовой работе решаются следующие задачи: -рассмотрение базовых нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводственную сферу; -особенности современного нормативно-методического обеспечения делопроизводства;
-рассмотреть меры по обеспечению условий хранения документов; -изучить задачи архивов.

Читать еще:  Apple Pay в Сбербанке. Настройка Apple Pay на устройстве iPhone, iPad, часах Apple Watch или компьютере Mac
Содержание

Введение……………………………………………………………..……….…………..5
I Законодательное регулирование делопроизводства…………………………..9
II Федеральная архивная служба …………………………………………………8
II.I Федеральная архивная служба России в соответствии с возложенными на нее задачами………. 9
IIIСостав нормативно – методической базе по делопроизводству…..…………….17
III.IНормативно – методические документы по делопроизводству………………18
IVПодготовка документов к архивному хранению………………………………. 21
IV.I Передача документов в архивное хранение…………………………………….23
IV.II Организация архивного хранения документов………………………………..23
Заключение………………………………………………………….………. 29
Список использованнойлитературы………………………………………………..31

Прикрепленные файлы: 1 файл

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

«УСИНСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

Тема: «Нормативно – методические документы по делопроизводству и организация архивного хранения документов»

Введение………………………………………………………… …..……….…………..5
I Законодательное регулирование делопроизводства…………………………..9
II Федеральная архивная служба …………………………………………………8
II.I Федеральная архивная служба России в соответствии с возложенными на нее задачами………. . . . 9
IIIСостав нормативно – методической базе по делопроизводству…..…………….17

III.IНормативно – методические документы по делопроизводству………………18

IVПодготовка документов к архивному хранению………………………………. 21

IV.I Передача документов в архивное хранение…………………………………….23

IV.II Организация архивного хранения документов………………………………..23
Заключение…………………………………………………… …….………. 29
Список использованнойлитературы……………… ………………………………..31

Делопроизводство или документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит современность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводстватребуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари – референты (секретари).

В первой главе данной курсовой работы рассматривается законодательное регулирование делопроизводства, нормативно – методические документы по делопроизводству.

Во второй главе освещены вопросы организации архивного хранения документов.

Цель данной курсовой работы — комплексный анализ нормативно-методической базы современного делопроизводства, изучение его нормативно-методических документов, а так же исследование проблемы обеспечения, сохранности документов, как одного из главных направлений работы архивов.

В соответствии с поставленными целями в курсовой работе решаются следующие задачи:

-рассмотрение базовых нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводственную сферу;

-особенности современного нормативно-методического обеспечения делопроизводства;

-рассмотреть меры по обеспечению условий хранения документов;

-изучить задачи архивов.

1.ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

I. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению

документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.)

(ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ« Обупорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector