Содержание

Что относится к корреспонденции на предприятии. Тема. Классификация корреспонденции. Пример корреспонденции из газеты

Тема 15. Классификация деловой корреспонденции и общие требования к деловым письмам

Навык работы с документами (в том числе их чтения) позволяет лучше понять, как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением, которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необходимо предпринять, чтобы при знакомстве с вашим письмом получатель пошел по наиболее выгодному для вас пути.

Общий принцип составления делового письма можно представить в виде схемы: внимание, интерес, просьба, действие. Здесь фактически используется тот же принцип, что и в устной презентации: вы сначала должны привлечь внимание и возбудить интерес читателя письма, а затем уже обратиться к нему с просьбой или предложением. Аналогом заключения устного выступления в письме служит указание, какое действие должен предпринять читатель письма, если его заинтересует содержащаяся в письме информации. Чем подробнее будет описание необходимых действий, тем больше шансов, что письмо достигнет своей цели.

Большинство деловых писем пишется с целью реализовать или предложить что-либо. Правильно написанное письмо ничем не отличается от добротного рекламного объявления. Существуют особые правила составления писем, цель которых — привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Правильно составленные деловые письма и записки строятся по одной схеме:

· Начальные строки привлекают внимание, следующие одно или два предложения пробуждают интерес читателя,

· в следующих двух абзацах высказывается просьба.

Работа над более объемными документами, к которым относятся аналитические обзоры, отчеты, меморандумы и др., имеет несколько иную структуру. Подготовка таких документов требует больше времени, поэтому и подготовительная работа над документом оказывается иной.

Начинать эту подготовку целесообразно не с написания плана, как это делает большинство людей, а с «листа со­ображений». Действительно, бессмысленно работать над планом, когда еще не накоплены критическая масса сообра­жений, материалов, идей, которые должны лечь в основу документа. Поэтому чистый лист, озаглавленный «Сообра­жения к. », и есть начало работы. Сюда можно записывать (не заботясь о последовательности) все, что приходит в голову в связи с темой, которую предстоит осветить. Чаще всего вы сами ощутите, что необходимый объем материала накоплен, и можно приниматься за его упорядочение. Вот тогда-то и следует набросать план документа.

Как и устное выступление, объемный документ должен состоять из трех основных частей. Правда, смысловая на­грузка этих частей оказывается иной. Вступление обычно посвящается постановке проблемы; документ трудно чи­тать, когда не понимаешь, какую задачу поставил перед собой его автор. Основная часть документа должна раскрыть логику рассуждений, а заключение — содержать выводы. Ввиду большей скорости чтения «про себя» письменный документ обычно позволяет более подробно обосновать точку зрения, предложение и т.д. Деловая переписка

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70 % рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

• письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

• письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

• письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

• письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

• объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

• с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

• деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги — светлым: белым, светло-серым, кремовым и т. п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях — имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология и этика делового общения»* (* Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н.Лавриненко. — М., 1997.-С. 237.) приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Внимание: «Уважаемая (ый) _________________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь. »

Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы. в благородное, патриотическое дело. »

Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей. »

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

3. Рекомендательное письмо.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно должна проставляться дата;

• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

• должна быть разборчивая подпись.

Можно сформулировать и определенные рекомендации относительно оформления текста документа. Прежде всего, его необходимо хорошо структурировать. Длинные абзацы, многостраничные параграфы, отсутствие выделений в тексте — все это затрудняет чтение, поскольку требует большей концентрации внимания. Однако следует помнить, что все хорошо в меру. Параграфы, состоящие из двух строк, — это уже недостаток, который приводит к фрагментарности восприятия. Полезно помнить и о том, что многие люди хорошо воспринимают визуальную информацию, поэтому рисунки, графики, схемы также облегчают знакомство с материалом.

Дата добавления: 2015-12-22 ; просмотров: 2428 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  • Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  • Вышестоящие инстанции.
  • Нижестоящие организации.
  • Предприятия-партнеры.
  • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Читать еще:  Что такое профессиональный пользователь компьютером. Уровни владения компьютером для резюме. Компьютерные программы для резюме в банк, для бухгалтера: названия, список

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Компьютерную электронную почту.
  • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  • Дата отправления.
  • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Нижестоящие организации.
  3. Фирмы-партнеры.
  4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  • Дата получения.
  • Организация, направившая документ.
  • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  • Название документа.
  • Количество экземпляров.
  • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  • Упорядочивает документооборот.
  • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  • Помогает быстро найти необходимый документ.
Читать еще:  Электронная подпись для портала росфинмониторинга

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Входящая корреспонденция — регистрация, учет и хранение

Варианты регистрации

Прием и регистрация документов в делопроизводстве может быть ручной и автоматизированной. Сегодня ограниченное количество организаций прибегает к первому методу. Система регистрации оказывает значительное влияние на документооборот, технологию контроля исполнения бумаг, организацию справочной работы и сохранность любых сведений.

Каждому документу присваивается специальный индекс (регистрационный номер). Он состоит из букв и цифр. Выделяют несколько вариантов регистрации:

Карточная форма допускает расположение карточек в любой последовательности. Она определяется в соответствии с инструкцией по делопроизводству либо учреждением самостоятельно. Заниматься такой регистрацией может сразу несколько человек. Журнальная форма находит применение в случаях, когда учёт документов стоит на первом месте по важности. Через журналы регистрации, представляющие собой реестр информации, осуществляется учет ценных документов, например, трудовых книжек и паспортов.

Специальные банки содержат журналы учета организационных счетов и депозитных вкладов. Особенностью такой системы является ограниченный доступ. Она обеспечивает конфиденциальное хранение данных. Для каждой группы документов предусмотрена своя форма журнала.

Использование журнальной формы кажется удобным до тех пор, пока организация держит в обороте небольшое количество документов. Если же фирма использует их в большом количестве, тогда выявляются значительные недостатки, например, регистрация доступна только по порядку поступления бумаг. Занимается такой работой только 1 человек. Соответственно, процесс регистрации может заметно затянуться, если поступает много документов. Но главным минусом этой системы является отсутствие возможности контроля за временем исполнения действий.

Ещё один вариант — автоматизированная система. Она осуществляется на компьютере и считается самой удобной формой ведения документации. Люди, осуществляющие контроль за поступающей корреспонденцией, могут находиться на различных рабочих местах. Имеющуюся информацию можно объединить в единую базу данных через программу и использовать ее для централизации информации.

Входящие документы

Определить, какие документы относятся к входящим, несложно — это корреспонденция, поступающая в организацию из любых внешних источников, в том числе по электронной почте. Регистрация таких бумаг осуществляется централизованно. На них ставится штамп «Входящий №…». В небольшой организации за эту работу отвечает секретарь. Она проводится в компаниях, которые располагают канцелярией. Так называется отдел, где работает группа сотрудников, следящих за объёмом входящей корреспонденции. Создается регистрационная форма, в которую вписывают все сведения о ней:

  • дата поступления;
  • входящий номер;
  • корреспондент, от которого поступил документ;
  • дата, указанная учреждением либо автором;
  • регистрационный индекс;
  • заголовок, указывающий содержание документа;
  • срок исполнения;
  • лицо, которое будет обрабатывать документ;
  • номер дела.

Регистрационная форма изначально не заполняется полностью. Сначала документ нужно зарегистрировать, для этого ставится отметка о его поступлении в организацию. Он проходит первичную сортировку.

До момента регистрации и передачи владельцу учреждения документации в ней нельзя писать срок исполнения, резолюцию и имя исполнителя. Всё это указывается после того, как руководитель рассмотрит поступившие бумаги. По ходу исполнения прописывается номер дела и информация о том, на какой стадии находится процесс.

Регистрационная форма представляет собой карточку в формате А5 или А6. Она должна быть изготовлена из плотной бумаги. На предприятиях используют карточки разных цветов. На них могут присутствовать разноцветные полосы, расположенные по диагонали или в верхней части.

Если работа осуществляется по автоматизированной системе, можно выводить форму карточки на экран и заносить сведения, как если бы это делали от руки. Автоматизированная система удобна тем, что информацию разрешается дополнять. Например, можно обозначать:

  • количество листов в приложении и документе;
  • разновидность документа;
  • местоположение автора, приславшего его;
  • связанная документация;
  • наименование подразделения, направившего документ.

Электронный регистрационный бланк содержит поля, которые необходимо заполнить вручную правильно и по образцу. Также присутствуют здесь данные, которые можно выбирать из раскрывающихся списков посредством отбора подходящей информации. Такой подход к вводу информации значительно сокращает время заполнения карточки. Кроме того, его плюсом является отсутствие разночтений и опечаток, из-за которых в дальнейшем могут возникать сложности. Любую информацию можно искать в автоматическом режиме.

Работа с исходящими и внутренними данными

Когда проводится отправка исходящего письма адресату, тоже находят применение регистрационные бланки. Они во многом похожи на используемые при обработке входящей корреспонденции листы. Однако здесь должны прописываться другие сведения:

  • исходящий номер;
  • наименование учреждения, создавшего этот документ;
  • дата формирования документации;
  • наименование компании или имя адресата;
  • фамилия и инициалы исполнителя;
  • дата, когда примерно будет переслан документ;
  • содержание (в сокращённом виде);
  • номер дела.

Сведения о количестве листов могут быть добавлены на дополнительной основе. Регистрация исходящих бумаг осуществляется на участке, через который высылается любая корреспонденция. Этот процесс проводится децентрализовано. За него отвечают отделы, где происходит создание и оформление бумаг (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров). Фиксировать поступление внутренней документации необходимо в тот же день, когда руководитель поставил на ней свою подпись и утвердил её.

Самостоятельная нумерация предусмотрена в отношении докладов, договоров, распоряжений и приказов. К порядковому номеру могут быть добавлены буквы. Применение рациональной системы регистрации обеспечивает современное поступление информации в службе делопроизводства. Соответственно, сотрудники могут выполнять все ключевые задачи без сбоев и контролировать своевременное исполнение приказов руководства.

Важные нюансы

Заниматься процессом регистрации входящей документации должен узкий круг сотрудников. Их обязанности следует четко разделить. Руководитель обязан прописать все эти особенности в должностной инструкции. Например, могут быть созданы отделы и службы делопроизводства. Можно также принять на работу офис-менеджера.

Для всех видов бумаг заводят отдельные журналы. Они хранятся в отведенных для этого местах с соответствущими заголовками. Журналы должны быть индивидуальными для входящих писем, распоряжений, приказов, обращений со стороны граждан и т. д. Важно, чтобы информация по документам была максимально полной. Существуют виды корреспонденции, которые не подлежат регистрации. К ним относятся:

  • письма, содержащие справочную информацию;
  • телеграммы с поздравлениями;
  • любые письма, содержащие рекламные материалы;
  • журналы, брошюры, книги и прочие печатные издания;
  • уведомления о проведении конференций и совещаний;
  • служебные записки;
  • копии распоряжений госорганов.

Во время регистрации закладывается определенная поисковая система по всем имеющимся данным. Целью такой работы является контроль за исполнением ключевых действий, касающихся трудового процесса. В случае рациональной организации всех ее этапов деятельность организации становится более продуктивной. Отделы работают эффективно, у сотрудников не возникает непредвиденных сложностей.

ИНФОРМАЦИОННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Информационная корреспонденция отличается от заметки бо­лее детальным и более широким освещением предмета. Таким пред­метом обычно выступает какое-то единичное событие, явление, действие. Причем публикация такого жанра может включать в себя не только фактологическое описание предмета, но и некоторые элементы оценки, предписания, прогноза и пр. Вместе с тем автор информационной корреспонденции не ставит перед собой задачу выявить взаимосвязи описываемого предмета, проникнуть в суть его. Основное для него — сообщить некоторые лежащие на повер­хности параметры отображаемого явления.

Информационная корреспонденция близка по своей сути к ре­портажу, однако таковым не является в силу ряда причин. Дело в том, что автор корреспонденции (как и автор рассмотренного выше материала), как правило, не присутствует на месте события в мо­мент его совершения. Кроме того, он не ставит перед собой задачу Дать подробное эмоционально насыщенное описание предмета ото­бражения (часто это и невозможно сделать, не побывав на месте события). Кроме того, репортаж более приспособлен для описания именно событий, происшествий (чаще всего необычных). Корреспонденция же чаще описывает обычные события, но и не только их, а также какие-то локальные ситуации, процессы. Для коррес­пондента главное — изложить суть дела, для репортера же — изло­жить суть дела экспрессивно, наглядно, эмоционально, чтобы при чтении репортажа у аудитории возникал эффект присутствия на месте события.

ИНФОРМАЦИОННЫЙ ОТЧЕТ

Причина отнесения типа публикаций, обозначенных как «ин­формационный отчет», к самостоятельному жанру заключается в особом характере предмета отображения. В качестве такового в от­четах выступают события, совершающиеся в форме обмена ин­формацией. Это — всевозможные конференции, заседания, сим­позиумы, семинары, собрания и пр. Именно в ходе их вырабаты­вается «продукция», представляющая собой различные планы, заявления, намерения, решения и т.д., и воспроизводящая потен­циальный объект интереса аудитории СМИ (хотя, разумеется, ее могут интересовать и различные стороны хода самих конферен­ций, собраний и прочих мероприятий).

Автор любого отчета, упоминающий людей, принимающих участие в описываемых в текстах мероприятиях, обязательно дол­жен проверить и точно назвать их имена, фамилии, должности. Если в публикации излагаются формулировки принятых решений или задач, то они должны быть точными и, по возможности, дан­ными не в пересказе автора публикации, а в дословном изложе­нии. Такая точность страхует автора отчета от возможных неприят­ностей, связанных с искажением информации.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ИНТЕРВЬЮ

Выделение жанра «интервью» произошло в результате того, что ряд публикаций, в ходе создания которых (при сборе материала) был применен метод интервью, фиксирует собой реальный про­цесс интервьюирования или же специально строится в вопросно-ответной форме (форме интервью). В том случае, когда автор такой публикации ставит своей задачей лишь сообщение аудитории све­дений, полученных от интервьюируемого лица, никак не пытаясь их комментировать, можно говорить, что он создает информаци­онный материал. Однако в полной мере интервью получится ин­формационным, если и в ответах его собеседника акцент будет сделан на вопросах: что? где? когда? Если же интервьюер или его собеседник начнут «разворачивать» ответы на вопросы: почему? каким образом? что это значит? и пр., то в результате может по­явиться аналитический материал.

Конечно, в прессе чаще встречаются не столь лаконичные, а более развернутые информационные интервью, содержащие го­раздо больше разных по типу вопросов, дающих более подробные ответы. Но в любом случае, независимо от объема и количества вопросов и ответов, информационное интервью ставит перед со­бой цель лишь проинформировать читателя о предмете авторского интереса, но отнюдь не проанализировать этот предмет.

Читать еще:  Штрафы за неуплату в пенсионный фонд ип. За неуплату взносов в срок штраф платить не нужно. Что грозит если не уплатить вовремя взнос

БЛИЦ-ОПРОС

Напомним, что опрос — это схожий с интервью метод полу­чения информации, обладающий рядом самостоятельных харак­теристик. В отличие от интервью, цель которого — получение отве­тов на несколько (порой — множество) различающихся по своему характеру вопросов от одного человека, в ходе опроса журналист пытается получить ответы на один и тот же вопрос (или на не­сколько одних и тех же вопросов) от множества людей. Если автор опрашивает только одного человека, то такой опрос превращает­ся в интервью. Те публикации, которые представляют собой фик­сацию хода опроса, могут быть отнесены к самостоятельному жанру опроса. Схема образования данной жанровой группы та же, что и при образовании жанровой группы интервью. Встречающиеся на страницах современной прессы публикации, построенные на из­ложении хода опроса, цель которых — краткое извещение аудито­рии о существовании каких-либо мнений, суждений, предпочте­ний, часто появляются под рубрикой «Блиц-опрос». Такая рубри­ка вводится для отделения подобных публикаций от развернутых опросов, нацеленных на более глубокое исследование предмета и относящихся по своим характеристикам к аналитическим жанрам.

ВОПРОС — ОТВЕТ

Публикация данного типа возникает в результате соединения вопроса читателя и ответа на него либо самого журналиста, либо какого-то компетентного лица. Можно ли считать материал, в ко­тором под одной «крышей» (заголовком) объединены два разных текста, и, как правило, двух разных авторов? Ответы на этот воп­рос, наверное, последуют разные. Ведь многие работники СМИ хорошо знают, что подобного рода публикации существуют на страницах прессы с незапамятных времен. Существуют они в жур­налистском обиходе под определением «Ответы на вопросы». Од­нако речь о выделении таких публикаций в один из информацион­ных жанров не заходила. Они, при необходимости, заносились в разряд заметок. Но если последовательно идти таким путем, то в разряд заметок можно включить любые журналистские публика­ции. В то же время если у «ответов на вопросы» существуют некие специфические черты, то их вполне можно отнести к самостоя­тельному жанру. А такие черты существуют. Главная из них — не­разрывное единство вопроса и ответа.

Если нет вопроса, то не следует и ответ на него. Иначе говоря, тип публикаций «вопрос—ответ» — это своего рода «сиамские близ­нецы» в ряду информационных жанров современной периодичес­кой печати. Друг без друга они на газетной полосе обычно стано­вятся ущербным явлением. Вместе же ответ и вопрос образуют некое информационное единство, объединяющее достоинства вопроса и ответа на него. Причем такой ответ, возможно, мог бы быть опубликован и в виде самостоятельной заметки, но интерес чита­теля к ней в этом случае мог бы быть только ниже.

Настоящий бум публикаций вопросно-ответной формы проде­монстрировал в наше время еженедельник «Аргументы и факты». Можно даже сказать, что в известной мере своей славой, попу­лярностью у читателей эта газета обязана именно активному ис­пользованию материалов данного типа. У этой активности есть вполне четкое объяснение — редакция угадала, что именно эти тексты в наибольшей мере соответствовали информационным ожи­даниям ее аудитории. Будучи краткими по форме, они в то же время были более выигрышными, нежели информационные ма­териалы других жанров. Выигрышность эта заключается в их «сфо­кусированности» на тех проблемах, которые больше всего занима­ют внимание наиболее активной части аудитории, не жалеющей сил на то, чтобы обратиться в редакцию за получением необходи­мой актуальной для них (а также и для многих им подобных чита­телей) информации.

Как известно, первая часть «вопросно-ответного» текста, т.е. вопрос, задает границы предмета, о котором должна идти речь в ответе. Поэтому ответ всегда отличается своей «принужденностью», заданностью. Иначе говоря, отвечающий должен строить свой от­вет адекватно вопросу. При всей кажущейся простоте дать ответ, соответствующий сути вопроса, журналисту удается не всегда. Так происходит в силу того, что в его распоряжении отнюдь не всегда имеется необходимая информация. Поэтому во многих случаях «от­ветная часть» публикаций данного типа не всегда, так сказать, стыкуется с «вопросной». Чтобы избежать содержательной и логи­ческой разобщенности двух частей публикации, журналисты иногда корректируют вопрос, изменяя его таким образом, чтобы имею­щаяся у них информация представляла полный на него ответ.

К вопросно-ответной форме текста журналисты обращаются не только тогда, когда их принуждают к этому вопросы читателей, поступившие в редакцию. Порой возникает такая ситуация, что журналист имеет информацию, которую необходимо опублико­вать. Но если бы, скажем, газета ни с того ни с сего вдруг взяла бы и опубликовала тот же (представленный выше) ответ по поводу расследования дела Сысуева в виде самостоятельной заметки, то ее (газету) могли бы заподозрить в предвзятости. Ведь в журнали­стике есть закон: для любой публикации, а тем более оперативно-информационного плана, необходим «информационный повод». В подобном случае существует возможность создать такой по­вод с помощью специально «организованного» письма читателя (т.е. с помощью просьбы к какому-либо человеку, например, не­штатному корреспонденту, прислать в редакцию соответствующее письмо). Часто проблема решается другим «ньюсмейкерским» спо­собом: журналист самостоятельно придумывает вопрос и выдает его за поступивший в редакцию со стороны, а потом сам же на него и отвечает. Конечно, данный путь является достаточно предо­судительным, но тем не менее он используется современными жур­налистами.

РЕПОРТАЖ

Понятие «репортаж» возникло в первой половине XIX в. и про­исходит от латинского слова «reportare», означающем «передавать», «сообщать»[15][5]. Первоначально жанр репортажа представляли публи­кации, извещавшие читателя о ходе судебных заседаний, парла­ментских дебатов, различных собраний и т.п. Позднее такого рода «репортажи» стали называть «отчетами». А «репортажами» начали именовать публикации несколько иного плана, а именно те, кото­рые по своему содержанию, форме похожи на современные рос­сийские очерки. Так, выдающиеся западные репортеры Джон Рид, Эгон Эрвин Киш, Эрнест Хэмингуэй, Юлиус Фучик и др. были, в нашем понимании, скорее очеркистами, нежели репортерами. И сейчас, когда европейский журналист говорит что-то о репорта­же, он имеет в виду то, что мы называем очерком. Как раз запад­ные очерки, с точки зрения их «имени», и являются генетически­ми предшественниками и ближайшими «родственниками» нынеш­него российского репортажа. Это, разумеется, необходимо учитывать в случае использования в отечественной теории репортажа теоре­тических размышлений западных исследователей.

Репортаж является одним из наиболее излюбленных жанров отечественных журналистов. История российской журналистики помнит десятки имен выдающихся репортеров и прежде всего имя В.А. Гиляровского («дядюшки Гиляя», «короля репортеров»), про­славившегося в конце XIX — начале XX в. своими талантливыми рассказами о мрачных трущобах московского Хитрова рынка, о страшном событии на Ходынском поле, о жизни рабочего люда на промышленных предприятиях Москвы и т.д. Многие репортеры стали известными писателями, но слава их выросла прежде всего на репортаже. И это в немалой степени объясняется возможностя­ми, которыми обладает данный тип материала.

Своеобразие публикаций, относящихся к жанру репортажа, возникает прежде всего в результате «развернутого» применения метода наблюдения и фиксации в тексте его хода и результатов.

Задача любого репортера заключается прежде всего в том, что­бы дать аудитории возможность увидеть описываемое событие гла­зами очевидца (репортера), т.е. создать «эффект присутствия»[16][6]. А это становится в наибольшей мере возможным только в том случае, если журналист будет рассказывать о предметных ситуациях, со­бытиях (и лучше всего — быстро развивающихся). (В этом отноше­нии в приведенном выше примере автор описывает все, что уви­дел в зубоврачебном кабинете, — и девушку в кресле, и блестя­щие инструменты, и алмазный бур, и кевларовую нить, и белоснежные халаты и т.д. Все это позволяет читателю как бы са­мому побывать в этом кабинете.)

Для репортера важно не только наглядно описать какое-то со­бытие, но и описать его так, чтобы вызвать сопереживание чита­теля того, о чем идет речь в тексте. Это возможно осуществить разными путями. Наиболее часто данная цель достигается двумя способами. Первый — изложение динамики события. В том случае, если отображаемое событие быстро развивается, автору остается только показать это развитие. Однако бывают события, ситуации, развитие которых протекает вяло, неопределенно, является до­вольно статичным. В этом случае автора может выручить «вывод на поверхность» события его внутренней динамики или изложение динамики авторских переживаний, вызванных его знакомством с событием. (В нашем примере репортажа из зубоврачебного кабине­та его можно было бы при необходимости усилить за счет более яркого и подробного описания переживаний автора, связанных с лечением зуба.)

Репортаж роднит с некоторыми другими жанрами (особенно художественно-публицистическими) использование метода нагляд­ного изображения действительности. Однако в репортаже нагляд­ность несет чисто информативную функцию, функцию сообщения о вполне конкретном событии, происшествии и пр. А скажем, в очерке наглядное отображение преследует прежде всего цель обоб­щения, типизации. Наглядные детали в аналитических жанрах при­меняются для «украшения», «оживления» серьезных, а потому трудных для восприятия определенной части аудитории размыш­лений автора.

НЕКРОЛОГ

Многие газеты публикуют такие информационные материалы, которые выглядят достаточно специфическими, хотя на страницах газет и журналов они присутствуют довольно часто и, пожалуй, с первых дней зарождения периодической печати. Это — некрологи. Жанровое своеобразие некролога определяется, что вполне оче­видно, предметом отображения, каковым является факт смерти какого-то человека. Смысл публикаций этого рода в отличие, ска­жем, от криминальных сообщений, как известно, заключается прежде всего в том, что они просто извещают аудиторию о смерти людей (прежде всего — известных данной аудитории). Кроме того, некрологи, как правило, содержат краткую биографию умершего, сообщают о том, где и как он работал, о его достижениях, награ­дах. Иногда в некрологе говорится о причине смерти, месте похо­рон. Завершается некролог обычно прощальными словами, выра­жением скорби по умершему.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector