Содержание

Обложка дел постоянного временного хранения. Постоянно — это сколько? Способы систематизации документов

Приложение N 24. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения — записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Управления по делам архивов Республики Бурятия (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела — указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за . год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа — заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления по делам архивов Республики Бурятия (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Республики Бурятия, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива Республики Бурятия и исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 27).

Читать еще:  Можно ли говорить номер своей банковской карты. CVV2 или CVC2 используется для оплаты в интернете. Информация, расположенная на оборотной стороне кредитной карты

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия являются республиканской собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Управлением по делам архивов Республики Бурятия, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГУ «Национальный архив Республики Бурятия» как часть Архивного фонда Республики Бурятия.

Сроки хранения отдельных видов документов

Чем определены сроки хранения документов?

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать.

Какой документ регламентирует сроки хранения документов?

Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:

  • перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
  • перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
  • отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
  • федеральные законы.

Какие сроки хранения устанавливаются для документов, которых нет в перечнях?

Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

  • 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
  • до минования надобности;
  • до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?

Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:

  • Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
  • Документы постоянного срока хранения – бессрочно.

Как устанавливается срок хранения документов временного и постоянного хранения?

Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях. Документ может иметь срок хранения «до минования надобности» (не менее 1 года). Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет.

Исправляем ошибку формирования дела, в которое подшили документы с разными сроками хранения

  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Методы исправления ошибки

В первом квартале по графику, утвержденному руководителем организации, началась процедура передачи дел на архивное хранение по описям, которые подготовлены ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В процессе реальной передачи дел даже после заранее проведенной архивом проверки качества их формирования и оформления часто выявляются ошибки, которые необходимо оперативно исправлять. Но на полное переоформление обработанных дел и подписанных описей, как правило, в подразделении и в архиве уже нет никаких ресурсов, а на процесс приема-передачи дел обычно выделяется не более 2 недель.

Что делать, если в дело оказались подшитыми документы с различными сроками хранения?

1 вариант – «классический», основанный на полном или частичном переоформлении дела с учетом действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций (п. 4.20):

  • документы постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно; свыше 10 лет) необходимо группировать в разные дела;
  • приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Сотрудник архива (или ответственный за архивное хранение, если архив в организации не создан) в присутствии передающего дела полистно просматривает документы дела постоянного хранения и проводит их экспресс-экспертизу.

Например, в деле с приказами по основной деятельности выявлены приказы по личному составу об изменениях фамилий, командировках и изменении графика работы, которые имеют временные сроки хранения и не должны находиться в данном деле. Принимается решение об их полном изъятии из сформированного дела постоянного срока хранения и передаче в отдел кадров для формирования в дела по личному составу за соответствующий год или для возможного уничтожения в связи с истечением сроков хранения. Так, в 2019 году можно выделить к уничтожению приказы об отпусках и командировках за 2013 год.

Возврат неправильно подшитых в дело приказов осуществляется сотруднику, который непосредственно передает дела в архив. Акт приема-передачи в этом случае не составляется, т.к. архив не принимает эти документы в составе дела, представленного на архивное хранение данным подразделением. А в другое подразделение (в нашем примере – в отдел кадров) служба делопроизводства и архив должны передать изъятые документы по акту приема-передачи.

Читать еще:  Назначить страховую пенсию с установлением фиксированной выплаты. Фиксированная выплата к пенсии: что это.

Частичное изъятие документов из дела в данном случае предполагает, что приказы по личному составу об изменении фамилий, имеющие срок хранения 50 лет, могут быть оставлены в деле постоянного срока хранения. Но они не должны «выпасть» из учетных документов дела и описи дел. Поэтому к заголовку данного дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения составляется аннотация о наличии в нем приказов по личному составу об изменении конкретных фамилий. Применение аннотаций к составу и содержанию документов дела и является тем профессиональным секретом (подходом), который позволяет экономить время в процессе передачи дел на архивное хранение.

2 вариант – «экспертный» новый способ, применяемый архивами организаций, не являющихся источниками комплектования, который основан на оценке реальной значимости документов и степени отражения их информации в других документах.

Сведения об отпуске или командировке отражаются в личной карточке по форме № Т-2 с указанием даты и номера приказа, в расчетной ведомости о выплате заработной платы, а также в документах персонифицированного учета, налоговой отчетности и отчетов в ПФР. Некоторые из перечисленных документов, содержащие сведения о выплатах в период отпусков и командировок, имеют более длительный, в основном 50-летний срок хранения, формируются в дела по личному составу в отделе кадров и бухгалтерии. Справки социально-правового характера в последующем могут быть выданы на их основании. Учитывается и тот факт, что заключительный этап экспертизы ценности документов будет проведен в архиве. Причем в случае ликвидации организации дела постоянного срока хранения с аннотацией о содержащихся в них приказах по личному составу об изменении фамилий после экспертизы ценности могут быть переданы в государственный или муниципальный архив вместе с другими делами по личному составу.

Во втором варианте все имеющиеся в деле постоянного срока хранения документы по личному составу не изымаются из него. Проводится такая же экспресс-экспертиза приказов по личному составу, после которой дело не переформировывается и количество листов в нем не перенумеровывается. Изменения вносятся в учетные документы дела, в опись дел и на обложку дела:

  • к заголовку дела в описи и на обложке оформляется аннотация о том, что в нем содержатся приказы об изменении фамилий;
  • временные сроки хранения приказов об изменении фамилий, о графиках работы и командировках в деле с приказами по основной деятельности указываются во внутренней описи документов дела (в графе «Примечание»);
  • наличие в деле постоянного срока хранения документов по личному составу фиксируется как особенности формирования дела в листе-заверителе дела.

Такой способ, связанный прежде всего с переоформлением учетных документов к делу, применяется организациями, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно организуют архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и Правил работы архивов организаций.

Изъятие «непрофильных» документов и оформление изменений в составе дела

Рассмотрим первый «классический» вариант проведения экспресс-экспертизы документов по личному составу с разными сроками хранения, которые оказались в деле постоянного срока хранения. Экспертиза их ценности проводится прежде всего по признаку содержания этих приказов по личному составу.

Командировки могут быть краткосрочными (до 30 дней) и долгосрочными, соответственно приказы о направлении сотрудников в командировку могут иметь разные сроки хранения и формироваться в разные дела:

  • приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных командировках и дисциплинарных взысканиях – 5 л. (ст. 19 б) Перечня 2010 г. 1 );
  • приказы о приеме, переводе, совмещении, увольнении, поощрениях, длительных командировках, всех видах отпусков за тяжелые, вредные и опасные условия труда, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком – 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ 2 ).

Приказы об изменении графиков работы, которыми не изменяются условия заключенных трудовых договоров конкретных сотрудников, относятся, как правило, к категории приказов по административно-организационной деятельности и подлежат хранению в течение 5 л. (ст. 19 в) Перечня 2010 г.). Если же в приказе идет речь об изменении графика работы конкретных сотрудников, изменении условий заключенных трудовых договоров, то он является приказом по личному составу и хранится 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

К приказам по личному составу со сроком хранения 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) относятся также приказы об изменении фамилий, имен и отчеств сотрудников.

При методической помощи архива передающий дела сотрудник службы делопроизводства изымает из дела постоянного хранения все документы с временными сроками хранения (полное изъятие). Куда они перемещаются:

1. Приказы об изменении графиков работы, отнесенные к административным приказам, службой делопроизводства будут помещены в дела в соответствии с годами их завершения в делопроизводстве. В зависимости от количества они могут также составить второй том приказов по административно-организационной деятельности за тот же календарный год.

2. Приказы по личному составу и с 50-летним, и с 5-летним сроками хранения передаются в отдел кадров для формирования в соответствующие дела с учетом года издания (завершения в делопроизводстве). Документы и дела передаются из не связанных подчиненностью друг другу подразделений всегда по акту приема-передачи (такой акт показан в Примере 1, обычно он оформляется без грифа утверждения либо сразу с двумя грифами: начальника передающего подразделения и принимающего; регистрационный номер такому акту, как правило, не присваивается, а вот дата обязательна).

Акт приема-передачи документов из отдела ДОУ в отдел кадров

Что нужно изменить в оформлении дела, в котором остались только приказы по основной деятельности? Последовательность действий такая же, как и при обычной архивно-технической обработке, только заново прошивать дело не потребуется. Алгоритм исправления выявленных ошибок в процессе передачи документов в архив следующий:

1. Поскольку из-за изъятых документов нарушилась порядковая нумерация листов, необходимо внести в нее исправления. Номер листа документа, ранее проставленный графитным карандашом, зачеркивается карандашом тонкой косой чертой и рядом с ним проставляется новый валовый порядковый номер. Если изъятых документов не очень много (в пределах 10–20), то перенумерация может не осуществляться, а все изъятые документы и пропущенные номера листов дела фиксируются во внутренней описи документов дела и в итоговой записи к ней;

2. В графу «Примечание» внутренней описи необходимо вписать отметку о сроке хранения документа, его изъятии из дела и передаче для формирования в дела другого подразделения, т.к. количество документов в деле сократилось («1» в Примере 2). Все изменения во внутреннюю опись вносятся от руки, перепечатка ее не требуется.
Изменения в итоговой записи («2» в Примере 2) еще раз подписываются («3») тем человеком, который передавал дела на архивное хранение и который вместе с сотрудником архива выявил и исправил ошибки.

3. В подписанном листе-заверителе к данному делу необходимо зафиксировать изменение количества листов документов, вписать пропущенные номера листов в связи с изъятием, указать изъятие приказов по личному составу в табличной части листа-заверителя и еще раз подписать его (Пример 3).

4. При полном изъятии «непрофильных» документов в заголовок дела на обложке и в описи дел никакие изменения не оформляются.

А при частичном изъятии, когда документы по личному составу с 5-летним сроком хранения передаются в отдел кадров для решения их дальнейшей судьбы, в составе дела с приказами по основной деятельности оставляют приказы об изменении фамилий с долговременным 50-летним сроком хранения. В настоящее время это делается потому, что организация, особенно если она не является источником комплектования, сама принимает решение о систематизации документов своего архивного фонда, за сохранность которого она отвечает, и в процессах формирования дел и подготовки их к архивному хранению предпочитает наименьшие трудозатраты. Помимо рассмотренных нами изменений во внутреннюю опись и лист-заверитель дела уточняется заголовок дела с приказами по основной деятельности методом аннотирования на обложке дела и в описи дел. Из всех сформированных таким образом приказов в первую очередь потребуются для исполнения запросов социально-правового характера приказы об изменении фамилии. Поэтому к заголовку дела необходимо составить аннотацию, отражающую документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска:

  • на обложке дела к заголовку от руки дописывают с красной строки кратко содержание оставшихся в деле приказов по личному составу – об изменении фамилий с указанием номеров листов дела (Пример 4);
  • такая же аннотация вносится в опись дел, что требует перепечатки и перенумерации одного или нескольких ее листов, но в настоящее время это не слишком сложно, т.к. все проекты описей изготавливаются по шаблонам (утвержденным формам в соответствии с Правилами работы архивов организаций) в электронном виде (Пример 5).

Отражение «неуместных» документов во внутренней описи дела

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Автор: Попова Е.Н.

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

Формирование и оформление дел в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов и комплектование архива организации

Требования к оформлению дел, передаваемых в архив организации

Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море. Первый этап правильной организации делопроизводства ― создание соответствующей нормативно-методической базы, в обязательном порядке включающей инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел организации. Вопросы разработки этих документов были рассмотрены в предыдущих публикациях1. В этой статье остановимся на практических аспектах организации делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел, формирования и оформления дел, их отбора и подготовке к передаче в архив организации.

Формирование дел ― это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дело представляет собой физически обособленную совокупность документов, относящихся к одному вопросу, проблеме, теме, направлению деятельности.

В небольших, не имеющих структурных подразделений организациях дела формируются централизованно ― делопроизводственной службой организации или конкретным ответственным за делопроизводство. В организациях со сложной структурой ведение делопроизводства осуществляется децентрализованно, то есть дела формируются в каждом структурном подразделении.

Но независимо от формы организации делопроизводства формирование дел осуществляется при непосредственном методическом руководстве архива организации с соблюдением соответствующих нормативных требований.

Читать еще:  Образец заявления обжалования решения главного бюро мсэ. Подробнее о том, как апеллировать решение мсэ

В дело помещаются документы, содержание которых соответствует его заголовку, закреплённому номенклатурой дел, и последовательно освещает конкретный вопрос.

Документы, как правило, формируются в дела в пределах одного года. Исключение составляют переходящие дела: судебные (формируются за весь период процесса (разбирательства), личные (формируются за весь период работы данного лица в организации), тематические подборки документов и т. п. В зависимости от специфики деятельности организации документы также могут группироваться в пределах учебного года, срока созыва и т. п.

При формировании личных дел надо также иметь в виду, что включение в их состав личных документов (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. п.) не допускается. Трудовые книжки, а также другие личные документы, представляемые по требованию кадровой службы, должны быть возвращены работнику. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»2 (далее ― «Правила») запрещают группировать в дела документы, подлежащие возврату (п. 4.20.). Трудовые книжки и др. хранятся по алфавиту фамилий в специальных ящиках (по типу каталожных) или папках с клапанами.

Самым распространённым принципом формирования дел является хронологический, при котором документы (приказы, протоколы, поручения, докладные записки, переписка и др.) располагаются в деле в хронологическом порядке. При этом датой поступившего документа является дата присвоения ему входящего регистрационного номера организации.

Вместе с тем в зависимости от вида документов целесообразно применение и других принципов формирования дел: алфавитного, корреспондентского, географического и др. Например, лицевые счета по заработной плате работников группируются по алфавиту их фамилий. Документы (уставы, справки, отчёты и др.) подведомственных организаций располагаются в деле в соответствии с официально закреплённым (утверждённым) списком таких организаций. При группировке документов государственного статистического наблюдения (отчётов), поступающих из регионов, возможно использовать несколько способов, исходя из практической необходимости: по федеральным округам, по субъектам Российской Федерации в порядке, закреплённом Конституцией Российской Федерации, и т. п.

«Правила» устанавливают требования к формированию дел в делопроизводстве, которые обеспечивают удобство их использования, быстрый поиск документов, облегчают подготовку дел к сдаче в архив.

Распорядительные документы формируются в дела отдельно по каждому виду. Этого правила целесообразно придерживаться даже в организациях с небольшим по объёму документооборотом и/или не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. В организациях же, передающих документы на вечное хранение, допускается только раздельное формирование, например, приказов по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности или приказов по основной деятельности и поручений руководства организации и т. д.

В состав дела не разрешается включать:

документы разных сроков хранения;

проекты (варианты), черновые и/или дублетные, копийные экземпляры документов;

документы, подлежащие возврату;

более 1 экземпляра каждого документа.

Приложения к документам, независимо от даты их составления (утверждения, согласования и т. п.), присоединяются к документам-основаниям и включаются в одно дело. Не допускается формировать отдельно приказы и приложения к ним, протоколы и документы к ним и т. п.

Приложения объёмом свыше 250 листов включаются в отдельный том, о чём на документе делается соответствующая отметка.

Особое внимание следует обратить на соблюдение правила об обязательном раздельном формировании документов постоянного и временного сроков хранения.

Документы о деятельности коллегий, комиссий, рабочих групп и др. (далее ― коллегиальные органы) уже на стадии делопроизводства следует формировать в два различных дела: в одно включаются протоколы заседаний коллегиального органа и документы (справки, сообщения, выступления и др.) к ним постоянного хранения, в другое ― документы по организации работы коллегиального органа (проекты, приглашения, рассылки, списки и др.) временного хранения. Причём это разделение необходимо закреплять ещё на стадии составления номенклатуры дел. При таком подходе в конце года не придётся затрачивать много времени на экспертизу и формирование дел постоянного хранения.

Это же требование диктует раздельное формирование приказов по личному составу о назначении, перемещении, увольнении (далее ― о назначении…), награждении и т. п. со сроком хранения 50 лет и приказов по личному составу о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях, имеющих 5-летний срок хранения. При группировке приказов по личному составу необходимо учитывать не только сроки хранения документов, но и порядок их регистрации. Так, если все разновидности приказов с 50-летним сроком хранения регистрируются в валовом порядке, то они формируются в одно дело. Если же приказы о назначении… и приказы о награждении имеют самостоятельную валовую нумерацию с разными буквенными индексами (например, «1л» и «1н»), то они составляют самостоятельные дела.

Утверждённые документы (планы, отчёты, сметы, лимиты и т. п.) формируются отдельно от их проектов.

Некоторые специалисты допускают (хоть и в порядке исключения) возможность формирования тематически связанных документов с разными сроками хранения в одно дело, при этом предусматривается необходимость его переформирования после завершения рассмотрения вопроса и принятия решения3. Однако признать такой подход целесообразным нельзя. Дела формируются из исполненных документов (п. 4.19. «Правил»). Следовательно, пока идёт процесс рассмотрения вопроса, выработки решения, согласования и т. п., документы находятся в работе и в дело не подшиваются. Кроме того, последующее переформирование дел потребует дополнительных временных затрат специалистов, а значит, в большинстве случаев на практике эта работа просто не будет проводиться. Поэтому закреплённое «Правилами» (п. 4.20.) требование о раздельной группировке документов постоянного и временного хранения следует считать обязательным.

«Правила» не устанавливают порядок группировки такой важной и многочисленной документальной группы, как поручения вышестоящих органов и документы по их выполнению, давая свободу организации определиться с наиболее рациональным подходом. И это правильно. Однако «Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», подготовленные ВНИИДАД, вновь возвращают, причём в качестве единственного, принцип формирования этой категории документов «по направлениям деятельности организации», который предлагался всеми предыдущими нормативными документами, регламентирующими работу архивов организаций, ещё с середины 1980-х годов4. Применение на практике этого тематического принципа далеко не всегда обоснованно и целесообразно, в первую очередь в федеральных и региональных органах исполнительной власти. Поручения вышестоящих органов, особенно Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (далее ― поручения), а также ответы на них, как правило, содержат не один, а комплекс вопросов; поручения направляются на исполнение в несколько структурных подразделений, и, следовательно, отнести их к какому-то одному направлению деятельности не представляется возможным. Наиболее рациональным в данном случае является хронологическое расположение в деле поручений и документов по их выполнению. Кроме того, такое формирование дел облегчает поиск документов и проведение их полистной экспертизы при подготовке дел постоянного хранения для сдачи в архив организации.

Сформированные дела подлежат оформлению в зависимости от сроков хранения документов ― полному или частичному.

На стадии делопроизводства обязательным элементом оформления всех дел является обложка. На обложку выносятся следующие позиции, необходимые и достаточные для обеспечения быстрого поиска документов: год, индекс в соответствии с номенклатурой дел, краткое (сокращённое) наименование. Например, «2018 г. 10-1-07. Поручения Правительства» или «2018 г. 11-2-03. Переписка с Росстатом». Если дело состоит из нескольких томов, то также указываются порядковый номер тома и его характеристики в зависимости от принципа формирования. Например, при хронологическом расположении документов указываются их даты («том 1. 10 января – 15 марта»), при алфавитном ― буквы алфавита («том 1. А – Д), при географическом ― соответствующие географические понятия («том 1. Республики и края» или «том 1. ЦФО5») и т. п.

Дела временного (до 10 лет) хранения сохраняют это делопроизводственное оформление на весь период до уничтожения.

Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, причём этот процесс регламентирован, установлены не только обязательные элементы оформления, но и их формы.

Вышеназванная статья Л.А. Дорониной содержит ряд положений, которые не разделяют уровень обработки дел постоянного и временного хранения, что вызывает серьёзные возражения. Несмотря на заявления автора, что рассматриваемый порядок оформления относится к делам постоянного и длительного хранения, приводимые примеры свидетельствуют о распространении данных требований и на дела временного срока. Например, на обложке дела предлагается указывать срок хранения ― 3 года, 5 лет6, или допускается перенумеровывать страницы после проведения экспертизы ценности документов дела7, то есть даётся более чем странная рекомендация нумеровать листы до экспертизы ценности и формирования дела постоянного хранения и др. С таким подходом категорически нельзя согласиться. Для практических целей рациональной организации, хранения и быстрого поиска документов вполне достаточно частичного оформления дел временного хранения по упрощённой схеме ― без уточнения систематизации документов, нумерации листов, заверительных надписей, полноценной обложки. Трудно представить организацию, которая может позволить себе роскошь оформления по полному циклу дел, подлежащих уничтожению.

О нормативном оформлении дел постоянного хранения и по личному составу подробно скажем ниже, так как, прежде чем оформлять, необходимо отобрать документы и сформировать дела, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации (далее ― АФ России).

Отбор документов для включения в состав АФ России в соответствии с действующим законодательством осуществляется по результатам экспертизы их ценности (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Экспертиза ценности ― это изучение документов на основании критериев ценности в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов в первую очередь актуальны для организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов. Вместе с тем надо иметь в виду, что и в организациях, не являющихся источниками комплектования, ряд документов подлежит приёму в государственные (муниципальные) архивы по принципу выборки и должен храниться до ликвидации организации. Следовательно, эти документы также должны быть правильно сформированы и оформлены.

При проведении этой работы следует ориентироваться на следующие комплексные критерии экспертизы ценности документов:

1. Происхождение, включающее:

роль и место организации в системе государственного управления или отрасли,

значимость выполняемых организацией функций (или значение конкретного физического лица в жизни общества),

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector